JagMail (Google/G Suite) 安全的消息 Features
一般的指导
- 大学HIPAA办公室和计算机服务中心已经确定
大学签约的G Suite for Education的以下组成部分(以前为
标题为“谷歌教育应用程序”)，如果使用得当，可以提供基本的技术
以及HIPAA保护数据通信的合同要求:
- JagMail email (@hughbie53.net)
- Google Drive/Google Shared Drives
- Google Documents 和 Sheets
- 本文件不涉及贵公司业务实践的适用性
也不知道你是否符合HIPAA法规. 假设
你已向有关大学检讨你的做法和程序
决定是否可以共享有关数据以及可以与谁共享
共享.
- 这些G Suite服务可以在校园网络USANAS之外使用
存储系统. 对于大多数主要在大学地点交换信息的办公室来说，
USANAS will be the preferred sharing/存储系统. All faculty 和 staff offices
may request access to USANAS. 请联系 helpdesk@hughbie53.net 寻求帮助.
- 尽管商业Gmail系统与Gmail有许多共同的技术特点
大学G套件(JagMail)，它不包括在大学的合同中
符合大学对机密资料的所有技术和行政要求.
不允许使用PHI或其他大学机密数据. 用它来
目的除了违反大学规定外，还可能使您承担个人责任
政策.
- 虽然JagMail电子邮件系统满足合同和技术要求
包括PHI、电子邮件在内的敏感数据的传输受到以下关注:
- 电子邮件很容易发送到错误的收件人(或错误地转发由有效 recipients to inappropriate recipients)
- It is not possible to retract messages once sent.
- 具有自动转发功能的收件人可能会传播超出您意图的邮件.
- 电子邮件信息保存在已发送邮件文件夹中，并可能驻留在多个设备上，包括
智能手机. 很难(如果不是不可能的话)满足文件保留和
disposal requirements with email.
- 计算机服务中心建议尽可能使用电子邮件 警报 or 通知 but not to transport or convey sensitive information. (For example, you can place 并使用电子邮件提供访问链接.)
安全特性
以下安全特性适用于JagMail的所有用户(@southalabama).edu/@jagmail.hughbie53.net G Suite系统.)
Dual Factor authentication
所有用户都可以激活2因素认证，推荐给所有人，但必不可少 for anyone transmitting or storing sensitive information. 请参阅 JagMail Two Factor Authentication 有关详细信息,. 这些信息也可以在大学的主web服务器上找到 通过在A-Z索引中找到“JagMail Two Factor Authentication”.
Email transmission security features
- All email between the University @health.hughbie53.net 和 JagMail systems only
over encrypted channels. (also known as Transport Layer Security, or TLS), as does
all email between JagMail users.
-
#安全 subject keyword
对于两个大学系统之外的通信，@southalabama的任何用户.edu 或@jagmail.hughbie53.net may request that email be sent only over an encrypted channel by including the keyword “#安全” in the subject line.
如果电子邮件系统不能通过TLS通道发送，您将收到一条错误消息 from the system 和 it will not be delivered. You may then determine whether another 方法——比如Google Drive共享——是一个合适的选择.
Google Drive和Shared Drives(包括Google Docs和Sheets)
- 访问这些服务只能通过安全的加密通道.
- University G Suite的Google Drive空间是“无限的”.
- 共享选项:
- Google Drive允许灵活的共享控制，包括限制对特定文件的访问 JagMail recipients or to all JagMail users.
- You can set expiration times on your shares.
- 文件和文件夹可以“共享给任何有链接的人”，允许共享数据
to individuals outside the JagMail system. 当用于敏感数据时，这应该是有限的时间，并且不共享一次
传播.
- General usage suggestions:
- 谷歌驱动器绑定到个人用户帐户，最适合个人 user working files 和 ad hoc sharing.
- 共享驱动器独立于个人用户帐户而存在，最适合共享 projects 和 long-term storage.
- 卫生系统用户可以根据要求获得访问Google Drive资源的帐户.
- More information is available at Get Started with Google Drive 和 Get Started with Shared Drives 和计算机服务中心/学术计算帮助台 helpdesk@hughbie53.net